外部の会社の人と打ち合わせ。以前名刺交換したはずの、話題を振りたいキーマンっぽい人の名前がどうしても思い出せない。名刺入れもデスクの中。事前チェックしてれくればよかった…
こんな時ADHDの私は、その場の本題や距離を縮めることよりも「失敗した」が頭の中でいっぱいに広がってしまいがち。そんな経験ありませんか？
そんな私が活用しだしたのが名刺管理アプリ。出先でもスマホで直前チェックできる安心感。そもそも名前を覚えたり、名刺の管理自体苦手だったのでそのあたりもスッキリ。今回は多くの方が利用しているEight(エイト)を紹介します。
Eightの特徴
sansanが提供している名刺管理アプリで無料でも使え多機能なことで多くのビジネスパーソンに使われています。単に名刺データを取り込んで管理するだけでなく、同じアプリを使っている人とつながるビジネスSNSのような特徴があります。
データの吐き出しなどより多機能な有料版もありますが、無料版でも十分満足できる機能があるのが魅力です。
この記事でできるようになること
・「お手軽」に名刺をデータ化できる
スマホのカメラで名刺を撮影するだけ。OCRに加えてオペレーターによる補正が入り、精度が高い
・スマホはもちろんPCでもアクセス可能
データはクラウドで保存されるのでログインできる環境であればどこでもアクセス可
・サクサク検索
名前だけでなく会社名や役職からも検索可能。タグを使えば特定の属性だけの絞り込みも可能
・情報の自動更新
相手がEightユーザーなら部署異動や転職情報が反映されるため、最新の人脈管理が可能
使ってみる
今回は無料版をベースに登録から運用まで案内します。
＜アカウント作成＞
①スマートフォンにアプリをインストールします。
iOSはこちら
androidはこちら
②自身の名刺を撮影して情報を取り込みます。
③自分の名刺のアドレスにメールを飛ばして本人確認
④ログイン用メールアドレスとパスワードを設定して登録完了
＜運用＞
⑤カメラマークを押して集めた名刺をどんどん撮影
(右下の両面撮影を押せば連続して裏面の撮影もできます)
(4枚まで並べて同時撮影・読み取りも可能)
⑥登録前に「タグ付け」や「メモ」設定
⑦登録した名刺を確認・検索
⑧相手の詳細画面から電話・メール・GoogleMAPもダイレクトに
⑨自分の情報をブラッシュアップ(名刺・プロフィール追加等)
他にもスマホタッチやQRコード名刺交換もできるのでEightユーザー同士であれば名刺を忘れても交換が可能です。
注意点
・意図しない相手に現状が伝わるリスク
ビジネスSNSという側面から、自分を登録しているeightユーザーが自動的に連絡先にリストアップされ、また相手方にもアプリを利用していることが認識されます。そしてお互いが名刺情報を更新すると、情報が自動で刷新されます。とても便利な機能である反面、自分の更新情報を知られたくない相手にも伝わってしまいます(昇進、転職、副業の活用など)。
対策としては、自身の情報を更新する前に今後つながりを断ちたい人の名刺をこちらで削除することです。そうすれば相手方にはこちらの最新の情報が伝わることはありません(先方が持つ名刺交換時のアプリ内データまでは消せません)。
・相手の最新の情報が反映されない可能性
Eightに登録している相手から新しくもらった名刺を取り込んだ際、本人がクラウド上の情報を刷新していないと古い情報と連携されているため、もらった名刺の情報が反映されない場合があります。
その場合は、メモに新しい情報を入力するなどして情報を保管する必要があります(有料版では画像メモが取れます)。
まとめ
名刺の整理にとどまらず、メモや相手へのアクセスもこのアプリ１つで完結してしまうのがデジタルならではといった感じで最高ですね。これまでの数百枚の名刺を取り込むのはなかなか骨が折れましたが、ことさらADHDの私からすると様々な情報が一つに集約されてどこでも見れるという点に本当に安心感。
まだ利用されていな方は是非お試しあれ。
