複数のタスクが溜まって頭の中がぐちゃぐちゃ。どれかに手を付けても他のものに気がいってしまい、どれも中途半端なまま空回り。結局「今日一日何やってたんだ…」なんてことありませんか？
今回はNotionを用いたGTDというタスク管理術をご紹介します。ADHDの私でも劇的に作業効率アップやストレス軽減につながった方法です。
GTDとは？
GTD（Getting Things Done）とはアメリカの生産性コンサルタントであるデビッド・アレン氏が提唱したタスク管理手法で、やるべきことを頭から外に全て出して整理してみることで、脳が記憶から開放され、情報処理に集中しやすくなる方法です。
具体的には下記５つが手順となります。
- すべて書き出す →やることを全部メモに書く
- どうするか決める →書いたことを見直して「具体的に何を」を考える
- 分けて整理する →締切があるもの or 今すぐやらないけど忘れたくないものを分ける
- 見直す →毎日やることリストを見て「次は何をするか」と考える
- やる！ →一番大事かつ今できることに集中。他のことは気にしない
つまり、やること丸ごと脳内から吐き出して、並べ、優先処理することを１つに絞って、完了するまでそれだけをやる…それを形にしたのがこのタスクリストです！
Notionで作れば「外部記憶のNotion集約」に加え「設計の自由度」「操作性の良さ」も魅力。まずは作ってみましょう。
(できたものをそのまま使いたい方は[制作手順]を飛ばして、雛形の流用で複製を自身のNotionに入れて使ってください)
制作手順
1.新規ページを作ってタイトルを付ける(例えばGTDとか)。
2.改行して 本文に /data といれ候補から[データベース：インライン]を選択
3.データベースの雛形が生成されたら[無題]のところに適当な名称をいれる(例えばDB_GTDとか)。一列目の[名前]と書いているところをクリックして＜タスク＞と書き換えます。
4.右の列(２列目)の＋を押す。出てきた画面の[プロパティを検索、追加]の欄(＝項目名)を、＜タグ＞とし、[種類]から＜セレクト＞を選択します。下の[＋オプションを追加]を押して出てきた枠に<今すぐやる><後でやる><inbox>と３つの選択項目を作ります(色を変えたければ 〉から変えられます)。
5.右の列(３列目)の＋を押す。[種類]から＜チェックボックス＞を選択。項目名が自動的に＜チェックボックス＞となりますが、消して完了。
6.タイトル下のデータベースのスタイルを変えます。テーブルを押し、[ビューを編集]を選択、レイアウトを押して＜テーブル＞から＜ボードビュー＞に変えます。
7.非表示のグループと言うところに先ほど作ったタブ(今すぐやる 等)が並んでいるので、クリック→…→グループを表示 にしてすべてのタブを展開する。
8.タグの順番を好みで入れ替える。個人的には左から<今すぐやる><次にやる><inbox>がおすすめ。
9.…の中の[プロパティ]から非表示になっている☑の右にある目のマークを押して表示にする(そうするとタスクを入れた時に下にチェックボックスが表示される)。
10.最後にフィルターマークからチェックボックス、＜チェックなし＞を選択。チェックボックにチェックをいれると、チェックを入れたものが消える(表示されない)。
11.おまけとして、…のビューのオプションの[レイアウト]から[カードサイズ]を＜小＞にすると画面を占める幅が狭くなり一覧しやすくなります。
これで枠は完成しましたので、[＋新規ページ]からどんどんその日の予定を書き込んでいきます。
使ってみよう
雛形の流用
作ることが目的ではないで、完成したものを複製したい方はこちらにアクセスして右上のNマークをクリック《要Notionアカウント》。もしNotionの利用が不慣れな方は、１から作って操作も覚えると様々な応用が可能。
使い方
1.まずはinboxにやるべきタスクをすべて入力し、優先度の最も高いものを１つだけ＜今すぐやる＞にドラッグして持っていきます。それが終わったらやることを＜次にやる＞に入れます。
2.＜今すぐやる＞にチェックを入れてタスクが消えたら、＜次にやる＞から一つだけ、＜今すぐやる＞にドラッグして持ってきます。
3.その日に処理しきれないものや、緊急性や重要度の低いものは＜inbox＞に置いたままにしておきます。必要なくなったものは適宜削除する。
4.タスクにメモが必要な場合は、タスク名を押すとページが開くので締め切りとか、検討必要な与件などを記載しておけます。
注意点
- 朝仕事に手を付ける前に必ず、5分でも時間を取ってやるべきことを整理しましょう。
- 細かく管理しすぎないこと。例えば、「即、処理して終わってしまうようなことを入れる」「タグを分けすぎる(上記以外に＜いつかやる＞＜回答あり次第対応＞）など」。管理に時間がかかったり煩雑になって使うのが面倒になるので要注意です。
最後に
ツールに慣れるまでは多少時間がかかるかもしれません。
ただ仮にのツールを使わないにしてもなんとなく仕事をはじめるのと、全体を見渡して作業を始めるのでは圧倒的に効率が変わってきます。実際ADHD特性の強い私はこれまで作業途中でも他のことが気になるとそっちをはじめだしてしまっていたのですが、このツールに慣れだしてからはすぐに軌道修正ができて、タスクを一つ一つ確実に終わらせていけるようになり、仕事の漏れも減少しました。
周りの人に差をつけたい人は是非取り組んでみてください。
